Reto #1: Cómo responder todos tus correos pendientes

30/04/2010

No somos capaces de responder todo el email. Es la realidad. Pocas personas logran el zen máximo de la “productividad“: Inbox(0). Para ilustrar el problema, mis inbox:

Inbox (21) Inbox (13)

Y este es uno de mis mejores momentos en email. Me doy asco.

Ese número es estresante, mi cerebro no lo bloquea y genera angustia cuando hago algo que no sea responder emails. No es justo, no lo puedo controlar, tengo que hacer algo.

Matt Cutts tiene un sistema interesante. Hace retos cada 30 días con cosas que quiere mejorar de si mismo. Así que lo copiaré y declaro:

Reto #1: Responder a todos los emails que me lleguen apenas los leo

Desde hoy 30 de abril hasta el domingo 30 de mayo responderé todos los emails que me lleguen en el momento que los abra y los lea. Así sólo abriré correos que quiero responder, borrar o archivar, pero tomaré acción inmediata.

Me queda prohibido el “mark as unread“.

También hay castigos. Si abro un mail y le doy “mark as unread”, tendré que responder ese correo y el correo más viejo que tenga no leído en mi inbox. Esos correos son realmente dolorosos de responder.

Si logro este reto, quizás cambie para bien. Si fallo, igual algo se me quedará y por lo menos limpiaré mis mails. ¿Alguien se anima a acompañarme en el reto? Juntos podemos cambiar y no me sentiré como un loco solitario.

PD. Este post tardó tres horas en ser escrito. Cada vez que abría mi inbox no podía evitar distraerme leyendo mails.

Hay 27 comentarios en este artículo:

30/04/2010CrisTanner dice:

No lo puedo creer, te estás volviendo un ejemplo a seguir…
30/04/2010NeoCesar dice:

Te acompañaría F, pero yo ya mantengo mi bandeja en “0” ever and ever, detesto ese maldito numerito, no se como algunas personas como mi esposa lo pueden tener en 1235 o mas y estar muy tranquilas de la vida ami me desespera cuando es mayor a 0
30/04/2010Proco dice:

Ja! yo tengo mas de 1000 items sin leer en mi google reader U_U
30/04/2010Silence dice:

Eso está mal porque en vez de trabajar te distraerás leyendo emails =/ como te pasó con el post, busca un horario para responder emails en el día, por ej. después de almorzar (horas generalmente de poca productividad/imaginación/etc)
30/04/2010John Freddy Vega dice:

NeoCesar: Mi envidia está contigo.

Noo Silence, eso no se puede. Gran parte de mi flujo de trabajo está concentrado en redirigir esf… eso suena a bullshit de marketing. Lo resumo: Doy ordenes por email.
Entonces para mi no es tan fácil simplemente poner un “horario de email”. Hay cosas que tienen que pasar ya. Lo que quiero también es aprender a resumir y ser directo e inmediato. Decisiones veloces y claras.
30/04/2010Tifis dice:

Tengo unos amigos que tienen una empresita de escribir correos. Te contactaré con ellos :D.

Responder a todo inmediatamente aunque suele lindo y hermoso no necesariamente es mejor. Te volverás esclavo de todo aquel que te envie correo a cualquier hora, en cualquier situación. Ojo con eso.

<3
30/04/2010Arnold Roa dice:

Che, no es mejor que cojas los primeros 30 minutos de tu dia para responder mails. eso de responder apenas leas es muy distractivo
30/04/2010Camiloesc dice:

jaja me apunto pero con google reader :D
30/04/2010John Freddy Vega dice:

Tifis: No necesariamente, puedo NO abrir un correo si no lo quiero responder aún. Pero apenas lo abro y leo, esclavo.

Arnold: Eso suena lindo en papel y seguro a gente que no es como yo le funciona. A la gente que es como yo no y les toca abrir un blog y crear retos de 30 días.

Camilo: Yo con Google Reader simplemente me rendí. Techmeme y Hacker News son mejores filtros.
30/04/2010Tifis dice:

Mi sabio padre decía: Prefiero ser esclavo de mis silencios y no esclavo de mis palabras. #señoritalaura
30/04/2010Arnold Roa dice:

Ok. ya lei el comentario donde me respondio antes de que preguntara.
30/04/2010Gust dice:

Ahora si que no hay nada que no se encuentre en Internet, el problema es que lo apliquemos.

Justamente, entre unos de mis feeds, tengo a un maestro de la productividad, se llama Alberto Pena y su excelente blog: ThinkWasabi.
Quizá alguno de aquí ya lo haya escuchado mencionar en algún otro lado.

Bueno, aquí te dejo la respuesta a nuestra problemática, seguro algo te sirve:

http://thinkwasabi.com/2009/05/gestionar-email-eficacia/
30/04/2010John Freddy Vega dice:

Gust, aplico casi todas las técnicas de ese post de thinkwasabi (las que puedo aplicar a mi). Diría que un par más, pero no quiero escribir un post de cómo manejo el mail. Otros blogueros con barba ya lo han hecho.

Quisiera poder implementar el de “horas de responder email”, pero en serio lo veo inviable por ahora.
30/04/2010Alberto dice:

No cabe duda! Sabiamos que llegaría el día que te volverías loco ja.

Te acompaño.. :P
30/04/2010hCante dice:

GTD es la respuesta.
30/04/2010cvander dice:

Lindo viernes para darle Fwd. a todos los mails que algún día no contestaste.. Sugiero que hagan lo mismo y para que no sepa que son Fwd, cambien los títulos, hay que decirle que le regalan un ponny o que lo quieren invitar a una conferencia (para que no pueda dejar de leerlos) y entonces tendrán respuestas, muchas de don Freddy Vega ;)
30/04/2010Ysirr Garcia dice:

Menudo reto. Yo suelo hacer una revisión apenas llego al trabajo (a eso de las 6:30 o 6:50 AM) y luego otra revisión en la tarde, después de esa segunda revisión ya no se acumulan demasiados a menos que sea época de exámenes.
30/04/2010Alvaro Pereyra (Yaraher) dice:

Oh.. el hermoso mundo del manejo de correo. Antes era una persona feliz, tenia reuniones y diseñaba o programaba. Ahora paso mucho tiempo (entiéndase, MUCHO) en el correo.

Como dice Freddie, el correo no es necesariamente algo que puedes dejar de lado y verlo en la mañana o en las tardes. No para todos al menos.

Yo he hecho algo relativamente sencillo. Inbox 0 es obligatorio para mi. No me dejo acabar el dia si no tengo eso. Duele, pero el siguiente día es mucho mejor.

Luego, me desuscribí a listas y similares. Lo siento, ya no tengo tiempo para eso. Si alguna vez me interesa, entro a su versión web.

Y finalmente, lo más sencillo y difícil de todo: Correo que leo, correo que a) Elimino, b) Respondo c) Archivo.

No uso tags ni carpetas. Si no puedo responder algo en ese momento, respondo diciendo que responderé luego y le pongo una estrellita en Gmail. Así siempre sé que me faltó algo y, haciendo trampa, no tengo mensajes sin leer.

Me funciona, y he logrado “controlar” ese problema. Nuevamente soy feliz, duermo más horas y vivo en el correo sin sentirme atrapado tanto por él.

Disclaimer: Tengo cinco cuentas de correo en paralelo (y Freddie sabe muy bien eso, las odia), y seguramente no me llegan tantos correos como a otras personas, pero sí me llegan bastantes.
30/04/2010migueltonic dice:

Pues responder a cada rato te va a quitar productividad, recuerda que una empresa online no es productiva, lo mejor es que puedas separar un espacio de tiempo para responderlos, a no ser que sean super importantes.
saludos!
30/04/2010Carolina dice:

Yo estoy de acuerdo no puedo ver ese numerito, siempre lo tengo en cero y aplico tu misma técnica, correo leído correo repondido inmediatamente si la respuesta toma poco minutos. Pero qué pasa cuando la respuesta toma no una sino varias horas? se queda en el inbox leído, pero sigue en el inbox hasta que lo responda.
30/04/2010Jonasanx dice:

En mi caso no me llegan muchos Correos, pero cuando llegan a montón solo filtro los que me interesan y los demás se van a la basura, para bien o para mal.
30/04/2010Daz dice:

Mucha suerte con el reto.

Para mi fortuna/locura, tengo la manía de tener en 0 mis inbox y GReader. Me es estresante ver que digan que tengo algo pendiente por leer. Pero es por eso, odio tener pendientes, me gusta hacer las cosas en cuanto pueda y terminarlas en ese momento, porque luego se vuelven una carga o se me olvidan y es cuando las cosas se ponen peor.
1/05/2010Luisa Santiaga dice:

Y bueno, creo que te seguiré la corriente, mi reader esta a explotar y mi mail esta en 83, y el 80% es correo que no necesito responder, pero ni lo borro y tampoco lo leo!. Creo que me pondré un reto algo parecido… Éxitos en esa nueva meta ;)
27/05/2010Jesmy dice:

OHHH, entonces solo manejas un correo para todo (amistades, negocios, quejas, registros, foros)? Y debes filtrarlo? si es asi, como para que no te vuelvas loco. Espero logres cumplir tu meta. :-)
6/06/2010Victor T dice:

Tengo 164 mails sin leer en mi inbox de gMail, la mayoría los leí y les di “mark as unread” otros los dejé para leer más tarde. No sé si participar del reto :(
15/06/2010Mariajose dice:

Señorito… tarde pero kiero responder!!!
jjajaja….
Pregunta: como le fue con su reto?? tiene 15 o serán 16 días ke lo culmino??

Y le comento… ke llegar al numero 400 en correos no leídos en un mail.. y 200 en otro ha sido la tragedia mas grande ke he sufrido este ultimo mes que no he revisado concienzudamente mis correos.
Así que me di a la tarea este fin de semana con puente y todo…. y vaya sorpresa… noticias interesantes.. casamientos… nuevos parientes, un lanzamiento de concurso y la aprobación de un par de amistades en CreativosColombianos!!!
Me perdi del mundo… pero vaya mi alivio, ayer a la 11:10 respondí…. y VICTORIA!!! hasta me kedo tiempo para actualizar mi perfil ya abatido por el olvido y una foto que muestra a alguien más joven de lo que se ve en mi espejo hoy.
^-^
Saludes….
entre otras cosas…. no sabe como le odio… porque anda por lugares que yo aspiro visitar en un momento futuro y cercano en mi vida!
Sea como sea.
Compre un llaverito de una estrellita y me lo guarda. (Ese será su nuevo reto… jejeje)

ehhh!!
Espero que siga disfrutando del sol y del cielo estrellado…. antes que nosotros!
^-^
24/06/2010John Freddy Vega dice:

Mariajose, lo tengo en draft. Espero hoy en la noche poder publicarlo.

Saludos

John Freddy Vega